VIP Salud Ocupacional S.A.S. reconoce el derecho a la intimidad y a la protección de los datos personales de pacientes, trabajadores, clientes empresariales, usuarios y visitantes. Este documento explica de manera general cómo se recopila, utiliza, almacena y protege la información obtenida en nuestros canales digitales y durante la prestación de servicios.
1. Responsable del tratamiento
VIP Salud Ocupacional S.A.S., NIT 901.434.471-7, con domicilio en la Cra. 28A # 51-70, sector Galerías, Bogotá D.C., Colombia. Canal de contacto: vipsaludocupacional@gmail.com; teléfono (601) 578 4292.
2. Información personal que puede recopilarse
- Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, teléfono, correo electrónico, ciudad, empresa y cargo, cuando corresponda.
- Información necesaria para cotizaciones, agendamiento, atención, facturación, cursos, certificaciones y atención al usuario.
- Mensajes, consultas y archivos que el usuario decida compartir en formularios, correo o WhatsApp.
- Información de salud que sea necesaria para servicios clínicos u ocupacionales, sometida a reserva y a protección reforzada por tratarse de datos sensibles.
- Información técnica mínima de navegación que pueda generarse durante el uso de la web, sujeta a la configuración de los servicios utilizados.
3. Finalidades del tratamiento
- Atender solicitudes de información, contacto, cotización y soporte.
- Gestionar citas, evaluaciones ocupacionales, servicios de salud habilitados y procesos administrativos relacionados.
- Administrar inscripciones, cursos, certificados y constancias.
- Cumplir obligaciones legales, sanitarias, contractuales, contables y de archivo aplicables.
- Mantener comunicaciones operativas relacionadas con los servicios solicitados; las comunicaciones comerciales se realizarán conforme a la autorización y las reglas aplicables.
- Gestionar consultas o reclamos y mejorar la calidad de atención y seguridad de nuestros canales.
4. Información sensible y confidencialidad
Los datos de salud son sensibles y reciben un tratamiento especial. Cuando corresponda, se informará su finalidad y se solicitará la autorización exigida por la ley. La atención médica, el manejo de historias clínicas y la entrega de resultados están sujetos a las normas de confidencialidad, acceso y conservación aplicables. No solicitamos que se envíen historias clínicas completas por canales abiertos de mensajería.
5. Fundamento y autorización
El tratamiento de datos se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular cuando resulte necesaria, o con fundamento en las excepciones y obligaciones previstas en la normativa aplicable. Cuando se requiera una autorización específica para datos sensibles, esta se gestionará según las reglas legales correspondientes.
6. Atención por WhatsApp y herramientas tecnológicas
El sitio y los canales de atención pueden utilizar WhatsApp Business Platform, Meta, Chatwoot y servicios de alojamiento o automatización para gestionar mensajes y solicitudes. Algunas respuestas iniciales pueden ser automáticas; el usuario puede pedir atención de una persona. Estos proveedores pueden tratar los datos estrictamente necesarios para prestar el servicio tecnológico, de acuerdo con sus condiciones, medidas de seguridad y la normativa aplicable. Cuando corresponda, las transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de datos se gestionarán con las garantías exigibles.
7. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar información sobre su uso y prueba de autorización cuando proceda; acceder a su información en los términos legales; presentar consultas o reclamos; solicitar revocatoria de autorización o supresión cuando sea jurídicamente posible; y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
8. Cómo presentar solicitudes
Escriba a vipsaludocupacional@gmail.com indicando su nombre, un medio de respuesta y una descripción clara de su solicitud. Podemos requerir la información mínima necesaria para verificar la identidad o representación de la persona solicitante, por un medio apropiado y seguro. Atenderemos las solicitudes dentro de los plazos previstos por la legislación colombiana.
Para solicitudes de supresión, consulte nuestras instrucciones de eliminación de datos.
9. Conservación y seguridad
La información se conserva durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales. Los documentos clínicos y ocupacionales pueden estar sujetos a plazos obligatorios de conservación; por esta razón, una solicitud de eliminación no siempre permite borrar todos los registros. Se aplican medidas razonables de seguridad técnicas, organizacionales y de acceso según la naturaleza de la información.
10. Actualizaciones de la política
Esta página podrá actualizarse cuando cambien los procedimientos, los servicios o las normas aplicables. La versión publicada indicará su fecha de actualización. La presente información complementa las autorizaciones, avisos y documentos específicos que puedan requerirse para determinados procedimientos asistenciales.